相続手続きで必要になる戸籍は、出生から亡くなったところまですべての戸籍を求められます。
この記事では、私が行政書士として戸籍を集める中で経験したことを書いていきます。
これからあなたが戸籍を集める際の参考になれば幸いです。
代理人による戸籍集め
２０２４年８月現在、本人であれば亡くなった方が自身の親の場合、住まいの役所で本籍をとることができます。２０２４年４月以前は本籍のある市区町村役場に出向かないと取得できませんでした。その点、戸籍集めが楽になっています。
しかし、代理人である場合、行政書士である私の場合も、今まで通り本籍地の役所でしか戸籍を取得できません。
遠方であれば、郵送で戸籍を役所に請求します。当然、郵送費のかかりますし、日数もかかります。
さらに、戸籍の代金は定額小為替で支払うことになります。この定額小為替は、購入時に手数料がかかるため、直接戸籍をとるときよりも費用がかることになります。
戸籍の様式
古い戸籍になると手書きで書かれており、かなり読みにくいものも出てきます。書かれている内容も年代によって違っています。また、古い戸籍には、叔父や孫、といった人物も記載されています。現在の戸籍しか見たことのない人だと、驚くと思います。ぱっと見で読み解くのが嫌になってしまうかもしれません。
その戸籍から、出生からの戸籍を追っていきます。なかなか見つからないこともあります。その中で私が経験したものだと、出生届が生まれてから数年後に出されていたものがありました。そのため「出生の」となると、数年後に出生届が出されたところからになるのですが、そこに気づかず、あるはずのない戸籍を探して役所巡りをしたこともあります。
戸籍の読み方になれるまでは大変でした。ほかにも郵送で他県の役所に戸籍の請求をし、請求された人物の戸籍はありませんと返却されたこともあります。電話やFAXで、手持ちの戸籍情報から検索してもらうこともありますが、基本的に個人情報になるので役所側からの細かな情報はくれません、あくまでこちらが提示した内容にそってのみの回答になりますが、役所職員の方々の協力でどれほど助けられたかわかりません。
役所職員によって対応はさまざまです。抜けた戸籍の場所をすぐさま特定してくれる人もいれば、ここにはない、という事実だけを伝えてくる方もいます。私たち行政書士も相続手続きのプロとして、役所職員の方に協力をもらいつつも、負けないよう、そして皆様の力になれるように日々勉強をしています。
郵送手配か直接出向くか
郵送であれば役所に出向く手間を省くこともできますし、遠方であれば郵送で対応するしかない場合もありますが、もし直接、出向ける距離に役所があるならば、直接役所でやり取りしたほうがスムーズにいくことが多いです。
私たち行政書士は職務上請求により委任状なく戸籍を請求できますが、直接役所での手続きができれば、もしも職務上請求の記載ミスがあったとしてもその場で書き直しができますし、結果として早く戸籍が集まった、集める手間も省けた、という経験もおおいです。
一般の方も行政書士として相続手続きを始められたばかりの方も、戸籍収集に不安があれば直接役所に出向くことを私はおすすめします。戸籍集めに慣れている方であれば、郵送による戸籍集めには大きなメリットがあります。
この記事があなたのお役に立てばうれしいです。